Coyote GOB lleva la gestión de una unidad ejecutora en un solo sistema: planificación, presupuesto, compras conforme a la Ley de Contrataciones del Estado, almacén y auditoría. Se instala en la infraestructura de su institución.
Un expediente se cae por tres razones: se tramitó por la modalidad equivocada para el monto, se le adjudicó a alguien que no podía contratar con el Estado, o se comprometió presupuesto que no existía. Las tres se detectan hoy en la auditoría, cuando ya no tienen arreglo.
Los umbrales de los artículos 17, 38 y 43, las causales del 80, los porcentajes de garantía de los 64 al 66 y los plazos en días hábiles son controles que se ejecutan, no recordatorios en un manual.
No es un servicio en la nube. Se instala en los servidores de su unidad ejecutora, bajo sus políticas de seguridad y de respaldo, y la información no sale de la institución.
Fraccionamiento, concentración de adjudicaciones y expedientes estancados no se ven revisando un expediente a la vez. Se ven cuando algo suma el conjunto.
Lo que se planifica, se presupuesta, se compra y se recibe es el mismo dato, capturado una sola vez. Cada oficina trabaja en su pantalla, y todas sobre el mismo expediente.
El plan multianual (POM), el anual (POA) contra el multianual, y el plan anual de compras (PAC) generado desde el POA, con su formato oficial para GUATECOMPRAS y el avance físico y financiero.
La unidad pide desde el catálogo oficial de insumos, su jefe firma, y desde ahí sabe siempre en qué va su pedido y qué le llegó.
Cada partida es una cuenta corriente: asignado, comprometido, ejecutado y disponible salen de un libro de movimientos que no se borra.
Baja Cuantía, Compra Directa, Cotización, Licitación, Excepción y Contrato Abierto, cada modalidad con su camino, sus firmas, su Junta, sus garantías y sus inconformidades.
Ingreso con Forma 1-H, requisiciones y despacho por lo que vence primero, traslados, kardex por lote, inventario físico a ciegas, bajas, cierre mensual y el BRESS.
Panel de riesgo con detector de fraccionamiento, padrón de proveedores y bitácora completa, en un área que no tiene un solo botón de escritura.
Fraccionar una compra para evadir la modalidad que le correspondía es la falta que más se sanciona y la que ningún auditor alcanza a ver revisando expediente por expediente. El sistema agrupa por unidad, renglón, proveedor y ventana de tiempo, y levanta el caso mientras todavía es un caso y no una sanción.
Aparece en el panel de riesgo del área de Auditoría, que es de solo lectura: no hay un botón de crear ni de editar en toda el área. El valor del panel depende de que quien lo mira no pueda tocar lo que mira.
Todo lo que la unidad compra estuvo planificado, y el sistema lo sabe. Un mismo gasto, desde que se planifica hasta que alguien lo fiscaliza, sin volver a escribirlo en ninguna parte.
La compra empieza años antes: el POM se guarda con sus resultados, productos y metas por año, con el catálogo oficial de SEGEPLAN.
El POA baja el POM a un año y hasta el insumo que se va a comprar. Un POA que promete menos de lo que el POM ya comprometió para ese año no se aprueba, y el sistema cita las dos cifras.
Los insumos del POA se agrupan por renglón y se vuelven compras programadas, con la modalidad que dicta el monto. Veinte insumos del mismo renglón son una compra, no veinte: separarlas sería fraccionar.
El PAC aprobado se descarga en el formato con las columnas exactas que pide GUATECOMPRAS, con la programación mes por mes. Publicarlo sigue siendo un acto de la persona autorizada en el portal; el archivo ya está hecho.
Cuando la compra ocurre, el expediente queda enlazado a la línea del plan que la programó. Una compra fuera del plan no se detiene: se avisa, y la decisión queda registrada con el nombre de quien la tomó.
En cualquier momento del año, Auditoría ve lo planeado, lo comprado y la diferencia, y Planificación mide el avance físico y financiero de cada meta.
Cada partida la abre la Jefatura de Presupuesto, y nadie más puede mover su techo. Cada renglón muestra asignado, comprometido, ejecutado y disponible en la misma fila, y el saldo va dentro de la propia opción cuando alguien elige un renglón: nadie captura a ciegas para enterarse al final de que no había fondos.
Al autorizarse presupuestariamente, el monto se aparta del renglón. El disponible baja en el acto y se puede ver antes y después en la misma pantalla.
Adjudicar ejecuta lo adjudicado, repartido entre todos los renglones que reservaron. Si se estimó Q60,000 y se adjudicó por Q57,600, la diferencia vuelve al renglón sola: no queda comprometida contra un expediente ya cerrado.
Anular un expediente devuelve lo reservado. Reserva, liberación y ejecución son simétricas y ninguna se hace a mano.
Cada movimiento es una fila que no se borra, atribuida a una persona y a un expediente. El libro es la fuente de verdad y los totales se leen de él, no al revés.
Los comprobantes únicos de registro (CUR) se importan tal como los exporta SICOIN, y se cruzan con lo tramitado en el sistema por renglón y por proveedor, con la fecha de corte a la vista. No hay conexión directa con SICOIN, y el sistema no finge tenerla.
La bodega no es una existencia en una celda: es un kardex por lote que se mueve con cada ingreso, despacho, traslado, ajuste y baja, y un mes que al cerrarse ya no cambia. Cada movimiento lo hace quien debe hacerlo, y lo aprueba alguien distinto.
Y del mes cerrado sale el BRESS: el requerimiento de lo que hay que volver a comprar, calculado del consumo real y de la demanda que no se pudo atender, firmado en cadena y convertido en expediente.
Ocho controles que se ejecutan solos, en el momento en que alguien intenta hacer la operación. Ninguno depende de que un funcionario se acuerde.
La modalidad no se elige: se deduce del monto según los umbrales vigentes del ejercicio fiscal. Un expediente mal clasificado no se guarda a medias, no existe.
Un proveedor inhabilitado no aparece como opción adjudicable, y el cuadro comparativo dice la causal. La oferta más barata puede ser justamente la que no puede contratar.
Ninguna reserva se registra contra un renglón sin disponible, ni siquiera en un proceso tramitado como excepción.
Clase, porcentaje, vigencia y titularidad de la garantía se verifican antes de dejar adjudicar, según lo que exija la modalidad.
Los términos legales se cuentan en días hábiles contra el calendario de asuetos de la institución. Diez días hábiles no son diez de calendario.
Las modalidades que requieren publicación no adjudican sin las bases adjuntas al expediente. El sistema lo dice al intentar adjudicar, no después.
Cuando la modalidad exige Junta de Evaluación se validan quórum, roles y mayoría antes de permitir la adjudicación.
Firma quien ocupa el puesto hoy, no quien tiene el rol. Si el titular cambió ayer, el de ayer ya no firma, y una suplencia se resuelve sola.
La Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento están construidos dentro del sistema. No son un módulo aparte ni un complemento de un tercero.
| Marco legal | Cómo lo cubre el sistema |
|---|---|
| Arts. 17, 38 y 43 · Modalidades por monto | La modalidad se deduce del monto contra los umbrales del ejercicio fiscal. Si no corresponde, el expediente no se guarda. |
| Baja Cuantía | La compra pequeña también deja expediente completo, con la ley aplicada igual que en una grande, y queda fuera del PAC como corresponde. |
| Art. 44 · Casos de excepción | Ruta propia, con la causal legal citada en el expediente y sin saltarse la validación presupuestaria. |
| Art. 46 · Contrato Abierto | La entidad no adjudica: registra sus giros contra el contrato, y no puede pagar otro precio que el que el contrato fijó. |
| Art. 80 · Prohibiciones para contratar | Padrón de inhabilitaciones con motivo y vigencia. Se revalida al seleccionar la oferta y otra vez al adjudicar. |
| Art. 81 · Fraccionamiento | Detección por unidad, renglón, proveedor y ventana de tiempo en el panel de riesgo de Auditoría. |
| Arts. 64 a 66 · Garantías | Reglas por modalidad y monto: clase, porcentaje, vigencia y titularidad, verificadas antes de adjudicar. |
| Art. 101 y plazos legales | Cómputo en días hábiles contra el calendario de asuetos, incluidos los plazos de inconformidad. |
| Plan Anual de Compras (PAC) | Generado desde el POA y descargado en el formato oficial de GUATECOMPRAS; cada expediente se coteja contra el plan, y una compra fuera de él queda registrada con el nombre de quien la decidió. Versión Plus. |
| Publicación en GUATECOMPRAS | Registro del NOG, conciliación contra el portal y aviso cuando lo publicado no coincide con el expediente. |
| Forma 1-H · Ingreso a almacén | Nada entra a bodega sin factura, sin verificación y sin su Forma 1-H, y el kardex se mueve en ese momento. Versión Plus. |
| Segregación de funciones | Quien gasta no levanta su propio techo ni retira una inhabilitación: umbrales, reglas y padrones viven en otras áreas. |
| Trazabilidad para la Contraloría | Bitácora de quién cambió qué, cuándo y desde qué dirección, en todo el expediente. |
Umbrales, porcentajes de garantía, plazos y asuetos viven en datos, por ejercicio fiscal. Cuando la Ley del Presupuesto mueve un monto, lo cambia un administrador de la institución desde una pantalla: no es un cambio de sistema.
Nadie tiene que preguntar en qué va nada. La pantalla ya lo dice.
Cada oficina entra a su propio tablero: procesos abiertos, monto en trámite, avance del ciclo, tiempo promedio por etapa y lo que urge esta semana.
La campana avisa cuando un expediente llega a su escritorio. Los vencimientos de recepción, los plazos legales y las garantías por vencer se anuncian antes, no después.
Cualquier listado se pivotea por las dimensiones que interesen: proveedor, renglón, modalidad, unidad, mes. Sin pedirle un reporte nuevo a nadie.
Todo listado sale en Excel y en PDF con un botón, con los filtros que el usuario tenía puestos.
El sistema reparte el trabajo por áreas. Cada quien entra y ve solo lo suyo: no hay pantallas compartidas donde uno tenga que ignorar lo que no le toca.
Formula el POM y el POA, presenta el plan y mide su avance físico y financiero. Un POA que promete menos que el POM no se aprueba.
El gestor levanta y traslada las solicitudes de su departamento. Nadie elige su departamento: se deduce de quién captura.
Confirma existencias y autoriza cantidades; recibe con Forma 1-H, despacha, traslada, cuenta a ciegas y cierra el mes. Autorizar ocho de diez recalcula el monto que se va a reservar.
Asigna partidas, reserva fondos y consulta el libro presupuestario.
Tramita el expediente, publica, recibe ofertas, abre plicas y adjudica.
Reparten expedientes entre analistas y administran los padrones: proveedores, inhabilitaciones, insumos y nombramientos.
Gerencia y dirección solo firman. Firma quien ocupa el puesto, no quien tiene el rol.
Solo lectura: panel de riesgo y bitácora, sin un botón de escritura en toda el área.
Usuarios, renglones, umbrales de ley, reglas de plazos y de garantías: las restricciones que limitan a la propia oficina de compras.
La versión Normal es el proceso de compra completo: solicitudes, presupuesto como cuenta corriente, cada modalidad de la ley con sus firmas, su Junta y sus garantías, y la auditoría de solo lectura. El control de legalidad es el mismo en las dos.
La versión Plus agrega lo que rodea a la compra: la planificación POM, POA y PAC, el almacén completo con su kardex y su cierre mensual, el BRESS y la analítica avanzada, entre ella el cruce de lo tramitado contra lo ejecutado en SICOIN.
La licencia es por unidad ejecutora, anual o perpetua, y el sistema se instala en la infraestructura de la institución.