La Normal es el proceso de compra completo. La Plus agrega planificación, almacén, el BRESS y la analítica avanzada. En ambas, el software se instala en la infraestructura de su institución.
El control de legalidad es idéntico en las dos. La Normal es el proceso de compra; la Plus agrega lo que lo rodea: la planificación de donde sale la compra, la bodega a donde llega, y la lectura gerencial de todo el ciclo.
| Capacidad | Normal | Plus |
|---|---|---|
| Expediente completo de contratación Solicitud, verificación de existencias, presupuesto, firmas, publicación, ofertas, Junta, adjudicación y cierre | Sí | Sí |
| Todas las modalidades Baja Cuantía, Compra Directa, Cotización, Licitación, Excepción y Contrato Abierto, con devoluciones, anulaciones e inconformidades | Sí | Sí |
| Controles de ley Modalidad por monto, Art. 80, garantías, plazos hábiles, documentos y quórum | Sí | Sí |
| Cuenta corriente del presupuesto Reserva, ejecución, liberación y libro mayor de compromisos | Sí | Sí |
| Detector de fraccionamiento y panel de riesgo | Sí | Sí |
| Conciliación con GUATECOMPRAS | Sí | Sí |
| Importación del catálogo de insumos | Sí | Sí |
| Tableros por área, alertas y bitácora | Sí | Sí |
| Exportación a Excel y PDF, tablas dinámicas | Sí | Sí |
| Planificación POM, POA y PAC El POA contra el POM, el PAC generado desde el POA en el formato oficial de GUATECOMPRAS, el cotejo de cada expediente contra el plan y el avance físico y financiero | — | Sí |
| Almacén completo Ingreso con Forma 1-H, requisiciones y despacho por lo que vence primero, traslados, kardex por lote, inventario físico a ciegas, bajas y cierre mensual | — | Sí |
| BRESS Requerimiento cuatrimestral calculado del mes cerrado, con su dictamen técnico, sus firmas en cadena y el expediente que genera | — | Sí |
| Analítica avanzada Lo tramitado contra lo ejecutado en SICOIN (CUR), plan contra ejecutado, lo pedido contra lo recibido y el cumplimiento de entrega de cada proveedor | — | Sí |
Una licencia cubre una unidad ejecutora. El sistema no es multi unidad ejecutora, y eso es deliberado: cada institución administra sus propios datos, sus propios usuarios y su propia infraestructura.
Se renueva cada año e incluye las actualizaciones que liberamos durante su vigencia, entre ellas los cambios que exija la normativa.
Equivale a contratar diez años de licencia en un solo acto. Es la opción de las instituciones que prefieren resolverlo con un expediente y no con uno cada ejercicio.
El alcance de la licencia es la unidad ejecutora. Una institución con varias unidades licencia cada una por separado, y cada una opera con sus propios datos.
Se instala en los servidores de la institución. No es un servicio en la nube y la información no sale de su infraestructura.
Por fases, con validación de los usuarios de cada oficina antes de dar un área por entregada.
Puesta en marcha sobre la infraestructura de la institución, con su política de respaldos y sus requisitos de seguridad.
Departamentos, almacenes, usuarios, roles y nombramientos. Al abrir el ejercicio fiscal se siembran solos los umbrales de ley vigentes.
Importación del catálogo de insumos, estructura presupuestaria con sus asignaciones, padrón de proveedores e inhabilitaciones vigentes. En la versión Plus, además, el catálogo oficial de productos y subproductos de SEGEPLAN para la planificación.
Cada oficina se capacita en su propia pantalla: solicitudes, presupuesto, compras, jefaturas, autorizaciones y auditoría, y en la versión Plus también planificación y almacén.
Un expediente real recorrido de principio a fin, con el personal que lo va a operar, antes de abrir el sistema a toda la unidad.
Arranque acompañado y soporte durante los primeros ciclos de compra, que es cuando aparecen las preguntas de verdad.
De lectura, que es lo único que la interfaz pública de datos abiertos permite. El sistema registra el NOG, propone la coincidencia con el registro público y concilia contra el portal para confirmar que lo publicado coincide con el expediente. La publicación la sigue haciendo su usuario comprador autorizado desde el portal oficial; en la versión Plus, el PAC se le entrega ya armado en el formato que el portal pide.
Son datos, por ejercicio fiscal. Los cambia un administrador de la institución desde la pantalla de umbrales, y lo mismo aplica a plazos, porcentajes de garantía y calendario de asuetos. No hay que esperar una versión nueva del sistema.
No hay una interfaz pública para conectarse en línea, y el sistema no finge tenerla. En la versión Plus, el archivo de CUR que exporta SICOIN se importa tal como viene y se cruza con lo tramitado, por renglón y por proveedor, con la fecha de corte a la vista. En ambas versiones, el libro mayor de compromisos da trazabilidad financiera completa, con cada reserva, liberación y ejecución atribuida a una persona y a un expediente.
En la infraestructura de su unidad ejecutora. El sistema se instala en sus servidores, con su política de respaldo y sus controles de acceso. No es un servicio en la nube y no hay una copia de su información fuera de la institución.
No, y no por una casilla de permisos: las pantallas que una oficina no debe usar sencillamente no existen en su área. Un encargado de compras consulta el padrón de proveedores pero no tiene dónde inhabilitar a ninguno, y el área de Auditoría no tiene un solo botón de escritura. Es la segregación de funciones que exige la ley, aplicada por la pantalla y no por una advertencia.
Todo listado del sistema se exporta a Excel y a PDF con los filtros puestos. El acta de Junta y la resolución de inconformidad se capturan como dato estructurado y quedan en el expediente y en la bitácora. Los documentos propios del expediente —bases, especificaciones técnicas, resoluciones y notificaciones— se adjuntan y se resguardan en su pestaña de documentos.